Peluang dan Tantangan dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Jawa Barat

28 Desember 2017 | Oleh : Administrator Website | Dilihat 1016 kali

Oleh

 Abdur Rauf Hamidi, S.Ip, M.AP

Arsiparis Muda

DISPUSIPDA Jabar


Diera reformasi seperti sekarang ini, munculnya tuntutan akan  terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance) dengan prinsip-prinsipkepastian hukum, keterbukaan, akuntabilitas dan profesionalisme, mensyaratkanadanya suatu manajemen pemerintahan yang transparan dan dapatdipertanggungjawabkan. Perubahan paradigma manajemen pemerintahan tersebutberimplikasi pula terhadap manajemen kearsipan, sehingga peran arsip dalam manajemen pemerintahan dituntut untuk semakinmengemuka, mengingat arsip pada hakekatnya merupakan rekaman informasi dan  salahsatu sarana akuntabilitas publik yangdapat diperlukan setiap saat.  

Sebagaidokumen  pemerintah, arsip mempunyai artiyang sangat penting dalam tata pemerintahan, karena arsip merupakan bahan buktiresmi pertanggung-jawaban pemerintahan, pembangunan dan kehidupan kebangsaan,yang harus dipeliharadan diselamatkan.  Hal tersebut sesuaidengan ketentuan Pasal 3 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan, yang menegaskan bahwa, “Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk :

1.      menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagaipenyelenggara kearsipan nasional;

2.      menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagaialat bukti yang sah;

3.      menjamin   terwujudnya  pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatanarsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

4.      menjamin   pelindungan   kepentingan  Negara  dan hak-hak keperdataanrakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

5.      mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatusistem yang komprehensif dan terpadu;

6.      menjamin  keselamatan  dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupanbermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

7.      menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diribangsa; dan

8.      meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan danpemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

 

Gunamencapai tujuan kearsipan tersebut maka perlu diciptakan suatu sistem kearsipanyang efektif dan efisien sehingga mengarah pada optimalisasi peran dan fungsiarsip sebagai sumber informasi bagi manajemen pemerintah serta pengambilankeputusan.

Dalam lingkup pemerintahandaerah, setiap pemerintah daerah wajib membentuk lembaga kearsipan daerahsebagai pelaksanaan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipanyaitu pasal 6 ayat (2) yang berbunyi “Penyelenggaraan kearsipan provinsimenjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan olehlembaga kearsipan provinsi”.

            Dewasaini, kearsipan telah menunjukan perkembangan yang mengembirakan. Hal itu dapatdibuktikan bahwa dalam setiap organisasi modern walaupun sekecil apapun, pastididalamnya terlaksana proses administrasi. Sedangkan kita ketahui, dalam setiap proses administrasi pada akhirnyaakan menghasilkan apa yang dinamakan arsip. 

            Demikianpula dalam administrasi modern, pelaksanaan kearsipan merupakan salah satu subsistem yang tidak dapat dipisahkan dari pelaksanaan administrasi itu sendiri.Bahkan, seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, dengan penelitianmendalam dari para pakar, kearsipan dewasa ini telah menjelma menjadi sistemtersendiri dalam administrasi  yangkemudian dikenal sebagai Administrasi Kearsipan atau Ilmu AdminsitrasiKearsipan. Alasan mengapa kearsipan dapat dijadikan sebagai disiplin keilmuantersendiri, karena Administrasi Kearsipan telah memilki syarat-syarat sebagaisebuah ilmu, yaitu ada objeknya, sistematis/terstruktur dan dapat diuji.

            Di dalam organisasi pemerintahan,penyelenggaraan kearsipan telah sejak lama memiliki tempat  tersendiri di dalamnya. Hal itu dikarenakan bahwasetiap kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut harus memiliki bukti-buktiyang dapat dipertanggungjawabkan. Bukti-bukti pelaksanaan kegiatan organisasiitu ada dalam arsip sehingga dengan demikian arsip-arsip tersebut harusdipelihara dan diselamatkan karena memuat bukti-bukti keberadaan suatuorganisasi.

Berkenaan dengan hal di atas, arsip disini memiliki fungsi  yang sanga strategis karena pada dasarnyamemuat rekaman kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraanpemerintahan pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masayang akan datang.

            Kesadaran untuk penyelamatanarsip, terutama bagi instansi-instansi pemerintah  harus ditanamkan sedini mungkin, baik kepadapara pimpinan instansi maupun aparatur sendiri yang setiap hari bergelut denganadministrasi. Hal itu, disamping sebagai amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun2009, juga untuk menjaga tertib administrasi di lingkungan instansi itusendiri.

            Dalamkearsipan, khususnya di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat, terdapatbeberapa peluang dan tangtangan dalam penyelenggaran kearsipan. Peluang merupakanmodal yang menjadi faktor pendorong  bagikeberhasilan pekerjaan. Sedangkan tantangan merupakan hambatan yang harusdiatasi dan dicarikan jalan pemecahannya untuk mencapai keberhasilan. 

            Adabeberapa peluang yang dapat dijadikan modal berharga sekaligus pendorong  bagi keberhasilan pekerjaan di bidangkearsipan. Peluang-peluang itu dapat dilihat dilihat dibawah ini.

1. Adanya Landasan HukumKearsipan

            Dalampenyelenggaraan kearsipan, terdapat payung hukum pelaksanaan kearsipan, baikyang diterbitkan oleh tingkat pusat maupun Daerah (propinsi).

Produk peraturan kearsipan tingkat pusat antara lain : Undang-undangNomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah 28 Tahun 2012, Perka ANRI tentangpengaturan teknis  dan lain-lain;

Sedangkan produkperaturan kearsipan Daerah (Provinsi)antara lain : Peraturan Daerah Propinsi JawaBarat Nomor 18 Tahun 2011 tentang PenyelenggaraanKearsipan di Lingkungan Pemerintahan Provinsi Jawa Barat, Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 11 Tahun 2011 tentang JRA Kepegawaiandan Keuangan, Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 37 Tahun 2012 tentang JRASubstantif dan Fasilitatif, Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 39 Tahun 2013tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 18Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Peraturan Gubernur Jawa BaratNomor 50 Tahun 2014 tentang Tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah ProvinsiJawa Barat, Peraturan Gubernur Jawa Barat

 

 Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor 6Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah PropinsiJawa Barat, Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat 7 Tahun 2000 tentang TataKearsipan Pemerintah Propinsi Jawa Barat, Instruksi Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor 2 tahun 1996tentang Pelaksanaan Tertib Arsip di lingkungan Pemerintah Propinsi DaerahTingkat I Jawa Barat.

 

2. Adanya Lembaga Kearsipan

Di Provinsi Jawa Barat, telah dibentuk DinasPerpustakaan dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) yang merupakan salah satuLembaga Teknis Daerah yang mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan teknisdan melaksanakan kebijakan Pemerintah Provinsi di bidang kearsipan.Sedangkan pada setiap Perangkat Daerah, dibentuk Unit Kearsipaninstansi yang berada di Sekretariat/Bagian Umum.

Hubungan yang terjalin antara Dispusip dengan Perangkat Daerah dalampenyelenggaraan kearsipan cukup erat. Hal itu dikarenakan bahwa Dispusip sesuai dengan salah satufungsinya bertugas melakukan pembinaan yang meliputi bimbingan, pelatihan,fasilitasi, arahan dan supervisi ke perangkat daerah di lingkungan PemerintahProvinsidan LKD Kabupaten/Kota;

3. Adanya SDM/Tenaga TeknisProfesional Kearsipan

Tenaga kerja yang bekerja di bidang kearsipan telah diakui sebagaiprofessional, yaitu Arsiparis yang merupakan jabatan fungsional. Kepada merekadisediakan peraturan khusus tentang jenjang karir dan tunjangan fungsional. Dengandemikian mereka ini telah memiliki jalur pengembangan karier yang pasti.

Untukmengatur jabatan fungsional arsiparis telah terbit Peraturan Menteri PendayagunaanAparatur Negara Nomor 48 Tahun 2015 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.  Dalam Permenpan ini diatur mengenai posisi, kedudukan dan status baruyang menyangkut jabatan fungsional arsiparis serta penghitungan dan penetapanangka kreditnya.

Sedangkanuntuk mencetak SDM kearsipan secara formal, pada beberapa Perguruan Tinggi Negeri seperti Unpad,UGM, UI, Unhas dan lain-lain telah dibuka Program D III Kearsipan yangmenghasilkan ahli madya di bidang kearsipan. Sementara melalui jenjangkediklatan, PUSDIKLAT ANRI menyediakan kesempatan seluas-luasnya kepada parapegawai negeri sipil untuk menjadi jafung arsiparis.

 

            Sedangkan beberapa tantangan dalam penyelenggarankearsipan dapat dilihat dibawah ini.

1. Persepsi yang salahterhadap arsip

            Selama ini, terdapat anggapan bahwa arsip merupakanlimbah administrasi yang tidak berharga sehingga tidak dikelola secara khusus.Anggapan ini semakin parah manakala para pimpinan instansi tidak memahamitentang peran dan fungsi arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawabanpenyelenggaraan pemerintahan.

2. Kurangnya SDMKearsipan

            Salah satu penyebab hambatan dalam penyelenggaraankearsipan dewasa ini di instansi pemerintah karena disebabkan oleh kurangnyasumber daya manusia kearsipan yang profesional, yaitu arsiparis. Berdasarkandata di lapangan, tidak semua instansi memilki arsiparis untuk melaksanakantugas-tugas kearsipan. Sehingga tak heran, apabila kondisi kearsipan diinstansi tersebut  kurang baik.

3. Kurangnya Sarana danPrasarana

            Secara umum, permasalahan yang timbul dalam sarana danprasarana kearsipan adalah banyaknya instansi pemerintah yang belum membangunatau menunjuk tempat khusus yang representatif sebagai tempat penyimpanan danpengamanan arsip. Padahal sebagaimana diketahui, setiap lembaran arsip itumerupakan rekaman kegiatan yang kelak dapat dijadikan sebagai bahanakuntabilitas (pertanggungjawaban) pemerintahan yang harus diselamatkankeberadaannya.

            Dengan adanya depo atau tempat penyimpanan arsip yangrepresentatif, maka arsip-arsip yang ada didalamnya dapat terjaga sehinggainformasi yang terdapat didalam arsip dapat dijaga dari orang-orang yang tidakberhak mengetahuinya.

Artikel Terpopuler
15 Manfaat Membaca Buku dalam Kehidupan
15 Februari 2016 | Dilihat 11037 kali

Buku adalah jendela dunia, dan kegiatan membaca buku merupakan suatu…`

Alih Media Arsip
09 Juli 2015 | Dilihat 1167 kali

Tata cara alih media arsip berkaitan dengan aturan, kaidah, sistem…`

Peluang dan Tantangan dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Jawa Barat
28 Desember 2017 | Dilihat 1016 kali

Oleh Abdur Rauf Hamidi, S.Ip, M.AP Arsiparis MudaDISPUSIPDA JabarDiera reformasi seperti…`

Facebook Page
Twitter Feed